ビジネスシーンで使える丁寧な英語表現・依頼やお願いをする際の言い方
Mairi他の仕事の関係で久しぶりの更新になってしまいました。そんな中、読者の方からビジネス英語に関する質問を頂きましたので、こちらのお返事を記事にしていきたいと思います。
ビジネスシーンで使う日本語を今回のような表現で伝える際、特に丁寧でかなり遠回しに依頼する言い方になると思います。一般的に英語には敬語っぽい表現はないと思われがちですが、実は英語にもとても丁寧な表現があります。
特に相手が大切な取引先のお客様という際で、その人達に何かを頼む際・依頼する際には丁寧な表現を使う必要があると思います。それでは、読者の方から頂いた実際の質問をみていきましょう。
それでは、実際に頂いた質問はこちらになります：
読者の方の質問：
（プライバシーのために質問を省略しました）
お客様のために説明会を開催しました。
説明会がスムーズにいくように、お客様に自分自身でいくつか設定を行ってもらいたいです。
その場合、「申し訳ないが、何とか時間を見つけて、お客様自身で対応いただけないか？」ということを伝える場合、どのような表現が適切でしょうか。
以下のような表現で十分でしょうか。それとも、もっと適切な依頼の仕方があれば、おしえていただけないでしょうか？
例1: I was wondering if you could manage to do ・・・
例2: Would you kindly let us know if it is possible for you to do ・・・・?
まずはご質問ありがとうございました。そして、いつも当サイトをご覧頂きましてありがとうございます。それでは、今回のテーマである「英語で丁寧に依頼する際に使うフレーズ」のパターンを紹介していきます。
ビジネス英語で依頼をする際に使う表現
読者の方がおしゃった通り、以下のフレーズはビジネスシーンで使う丁寧な英語の言い方として適切だと思います。
I was wondering if you could manage to do ○○.
Would you kindly let us know if it is possible for you to do ○○?
取引先のお客様に何かを丁寧に依頼する際にはこれらの表現で適切で問題ないと思います。しかし「説明会前に絶対やってほしい」という事であれば、上記のフレーズは少し遠回しな言い方なのではないかと感じました。
上記のフレーズのニュアンスとしては「依頼してる内容をしてくれれば助かるがしなくても構わない」という少し曖昧なニュアンスを与えてしまう可能性があります。
もし、お客様に「絶対やってほしいタスク」という事であれば、もう少し強調した表現を使った方が良いのではないかと思いました。例えば例として。
If possible, we would like you to ○○ before the meeting/conference. By doing so, we can help you ○○ much more quickly and easily.
In order to make ○○ proceed more smoothly, we kindly request that you ○○ before the meeting.
It would be very helpful if you could ○○ before we meet. This will make the next steps proceed more smoothly.
If you are able to ○○ before the meeting, we will be better able to assist you.
We would be very grateful if you could ○○ before the conference. Doing so will enable us to assist you more effectively.
上記の表現を使えば、説明会の前に必要である準備の「重要性」を表現できると思います。そして、そのポイントをもう少し強調するように以下の表現も使えます。
Please let me know if you are unable to ○○ and I will do my best to assist you.
If ○○ is difficult, feel free to contact me so that I can help you do this before the meeting.
If you have any problems doing ○○, please do not hesitate to contact me so that I can be of assistance.
つまり「説明会前までに出来ないのであれば連絡して下さい。その際に私はできるだけ支援出来ますので」というニュアンスを与える事が出来るフレーズです。上記の表現はとても丁寧な表現ですが「重要性」の部分についてはしっかりと伝える事が出来ます。
もし、お客様側に様々な複雑な作業を説明したい場合には、それらの情報をリスト化して順に説明したほうがよいと思います。例えば、例として。
We would be very grateful if you could complete the following steps before the meeting. This will enable us to assist you more effectively.
1. 〇〇〇～
2. 〇〇〇～
まとめ：お客様に依頼をする際に使う丁寧なビジネス英語
今回の記事をまとめると、ビジネス英語では勿論、丁寧な表現をする事はとても重要な事です。しかし、あまりにも丁寧過ぎてしまう場合、取引先（お客様）に依頼の重要性は伝えきれない場合もあると思います。
そのため、今回のようなビジネスシーンでは、丁寧な表現を使いながら尚且つ「重要性」や「必要性」を伝える事が大切だと思います。それでは今回はこれで以上になります。他にも質問があれば是非ご連絡くださいね。
